Versione del 16 ottobre 2026

Questa pagina integra l’informativa privacy di AGESCI che firmate con il modulo «Informativa e consenso al trattamento dei dati personali». Riguarda solo i trattamenti che il Gruppo fa con l’area soci online (rinnovo, documenti, quote, assemblea). Per tutto ciò che non è scritto qui vale l’informativa AGESCI: finalità, consensi, comunicazione a terzi, conservazione storica e diritti.

1. Chi tratta i dati nell’area soci

AGESCI Gruppo Roma 113 APS, codice fiscale 96174370583, sede in Via Urbisaglia 2, 00183 Roma, iscritto al RUNTS (repertorio n. G00472 del 18/01/2023). Per ogni domanda o richiesta: gruppo@roma113.net.

2. Dati trattati in più rispetto al modulo cartaceo

• Account dell’area soci: email di accesso, password (conservata solo in forma cifrata), data degli accessi.
• Documenti caricati (moduli firmati, scheda medica, certificati, documenti d’identità, tessera sanitaria) e il loro stato di verifica.
• Quote e pagamenti: importi, scadenze, pagamenti, ricevute, eventuali riduzioni decise dal Gruppo.
• Vita associativa: libro dei soci, presenze e deleghe in assemblea, comunicazioni di abbandono.
• Registro delle operazioni: chi ha fatto cosa e quando (per esempio chi ha aperto un documento sanitario), senza il contenuto dei documenti.

3. Perché li trattiamo

• Gestire l’iscrizione e il rinnovo, raccogliere i documenti necessari alle attività e verificarli: sono le finalità del punto a) dell’informativa AGESCI, con il consenso già espresso nel modulo.
• Incassare le quote, emettere le ricevute, tenere il libro dei soci, i verbali e il rendiconto: obblighi di legge del Gruppo come ente del Terzo settore (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR).
• Proteggere l’area soci da accessi non autorizzati e poter ricostruire chi ha fatto un’operazione: interesse legittimo del Gruppo alla sicurezza dei dati (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

4. Chi vede che cosa

• La famiglia vede i dati e i documenti dei propri figli minorenni; il socio maggiorenne vede i propri.
• I capi unità del socio, nell’anno in corso, vedono i dati e i documenti, compresi quelli sanitari, e li verificano.
• Gli aiuti capo vedono solo i contatti e se un documento manca o è da verificare, mai il file.
• I capigruppo e i tesorieri vedono tutto ciò che serve alla gestione del Gruppo, comprese quote e ricevute.
• L’amministratore tecnico del sito non vede documenti né quote.

Ogni apertura di un documento sanitario viene registrata. Nell’area soci i documenti non si condividono con link pubblici: si scaricano solo dopo l’accesso, con il controllo di chi può vederli.

5. Fornitori che usiamo

• Aruba S.p.A. (Italia): ospita il sito, l’area soci e l’archivio dei documenti, che sono conservati cifrati; invia le email dell’area soci.
• Stripe (pagamenti con carta) e PayPal: ricevono solo l’importo, un codice del pagamento e l’email di chi paga, mai i dati del socio o i documenti. I dati della carta o del conto PayPal li trattano loro, secondo le proprie informative; il Gruppo non li vede.
• Banca Popolare Etica: conto su cui arrivano i bonifici.

Se in futuro l’archivio dei documenti o le email passeranno ad altri fornitori, per esempio Google Workspace, aggiorneremo questa pagina prima del passaggio.

6. Link pubblici di rinnovo e di ammissione

• Rinnovo: inserendo il codice fiscale del socio, il modulo propone i dati già in archivio per correggerli e completarli; poi il link per entrare nell’area soci arriva per email. Dopo la prima conferma i dati non vengono più mostrati dal link pubblico: si vedono solo dall’area soci, dopo l’accesso.
• Domanda di ammissione: raccoglie solo i dati che servono a valutare la domanda (ragazzo, genitori, unità richiesta); i documenti si consegnano dopo l’eventuale ammissione. Se la domanda non viene accolta, i dati si cancellano entro 12 mesi, salvo che chiediate di restare in lista d’attesa.

7. Per quanto tempo

• I documenti dell’anno restano per la durata dell’adesione. Dopo la cessazione i tesorieri li eliminano quando non servono più, o prima su vostra richiesta, salvo quanto serve per obblighi di legge.
• Ricevute, libro dei soci, verbali e scritture contabili si conservano per il tempo previsto dalla legge per questi registri.
• Il registro delle email inviate (senza il testo) si conserva 24 mesi; i messaggi già inviati della coda di invio, 12 mesi.

8. Cookie

L’area soci usa solo cookie tecnici, necessari all’accesso e al funzionamento delle pagine; nessun cookie di profilazione o di statistica.

9. I vostri diritti

Per i dati trattati nell’area soci potete esercitare i diritti indicati nell’informativa AGESCI (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) scrivendo a gruppo@roma113.net. Molti dati si correggono direttamente nell’area soci. Resta il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).